¿CÓMO DISEÑAR UN SEATING PLAN?
El seating plan es el cuadro o plano en el que dejamos reflejado el protocolo de asientos en un evento. En otras palabras, es el documento en el de indicamos en qué lugar se sentará cada invitado.
Realmente no es más que un documento que nos facilita mucho la vida a los organizadores de eventos, pero que en los últimos años ha cobrado un protagonismo tremendo sobre todo en las bodas. Ha pasado a ser una parte importante más de la decoración, llevándonos a ser cada vez más creativos y a poner especial cuidado en este detalle.
¿CÓMO CREAR UN BUEN SEATING PLAN PARA UN BANQUETE?
Especifico para banquete porque el seating plan no es exclusivo de estos eventos, en protocolo lo utilizamos para todo tipo de eventos, pero estos tienen otras características.
No podemos olvidar la función básica de un seating plan: que los invitados encuentren de forma fácil y rápida su sitio. No nos sirve de nada crear uno espectacular y súper original si va a hacer falta un manual de instrucciones para entenderlo. Cuanto más complejo sea, más tardarán los invitados en encontrarse y más cola se formará.
Si el evento se desarrolla en un espacio sencillo y no tiene más de 70 invitados (por poner un número redondo) no es imprescindible que detallemos el plano del espacio. Pero mi consejo es que siempre que superemos los 100 invitados el seating plan incluya el plano para facilitar a los invitados la localización de su sitio, o si tenemos pocos invitados pero la disposición del espacio es compleja.
Foto: Eventos Zazu
Foto: Teresa Perdiguero
Además del plano, en el seating plan debe aparecer de una manera sencilla los nombres de los invitados repartidos en sus correspondientes mesas. Lo más habitual en las bodas es crear el seating plan dividido por mesas indicando el nombre de los invitados que van en cada una, pero esto solo es una buena idea si no tenemos muchos invitados. Si por ejemplo tenemos que diseñar un seating plan para 500 invitados, lo mejor es dividirlo por orden alfabético e indicar la mesa de cada invitado al lado del nombre. Esto facilita enormemente la tarea de encontrase en las listas.
Debemos colocarlo siempre a la entrada del salón o espacio en el que se va a celebrar el banquete, si hay muchos invitados lo mejor es tener a una o dos personas de apoyo con el seating plan para ayudar a los invitados a encontrar su lugar.
Foto: Whimsical Wonderland Weddings
En el seating plan no es necesario marcar la posición que tendrá cada comensal dentro de la mesa, esa función queda reservada a los marcasitios. Incluirlo en el seating plan, lo sobrecargaría de información y ya hemos dicho que tiene que ser práctico y fácil de entender.
Una vez los temas prácticos los tenemos claros, solo nos queda decidir el diseño y decoración que tendrá. En Pinterest podéis encontrar toda la inspiración del mundo si no tenéis claro lo que queréis, pero insisto: no nos olvidemos de que tiene que ser fácil identificar en qué mesa está cada invitado colocado. Hay diseños realmente espectaculares pero que complican demasiado la tarea principal del seating plan. Pensad que el efecto WOW se puede incorporar en cualquier otro elemento decorativo sin necesidad de crear una cola innecesaria a la entrada del salón.
Foto: Doblemente bodas
Si hemos elegido una temática para nuestra boda, el seating plan debe estar diseñado en relación a esa temática. No solo el diseño visual, sino también el contenido. En vez de numerar las mesas, dales un nombre. Pueden ser ciudades, monumentos, animales, colores, frutas, flores... hay muchísimas posibilidades dependiendo del estilo del evento. E incluso cada mesa puede estar personalizada de acuerdo a su nombre. Eso ya dependerá de presupuesto y de todo lo imaginativos y originales que queremos ser.
Foto: Something Turquoise
Tengo preparadas dos entradas más para continuar hablando sobre el protocolo de asientos: "Cómo colocar a los invitados en sus mesas" y "Marcasitios"
¡No os las perdáis!
Alicia