¿EN QUÉ ORDEN CITAMOS A LOS INVITADOS?

Hay un factor importante a la hora de organizar un evento que suele pasar inadvertido pero que si no lo planteamos adecuadamente puede ocasionarnos más de un momento de estrés el día del evento. Es el orden en que citamos a los invitados. Ya hemos tocado en otra entrada el tema de la invitaciones pero no profundizamos en esto.

No se puede citar a los invitados a la hora de comienzo del evento, los invitados deben ser citados siempre antes para tener tiempo de acreditarse, acomodarse, etc. para poder empezar el evento en hora y no provocar retrasos. Pero no todos los invitados pueden ser citados a la misma hora. Uno, por razones prácticas y dos, por razones protocolarias. 

El tiempo de antelación dependerá del número de invitados, del evento en sí, del lugar en el que se celebre y de otros factores. Debemos tener en cuenta cosas tan simples como la distancia desde la puerta de entrada principal hasta el lugar del acto en sí. Un ejemplo que todos vais a entender perfectamente, no es lo mismo que la puerta de embarque en el aeropuerto esté nada más pasar el control de seguridad, a que tengas que ir hasta la terminal 4 satélite para embarcar. El tiempo que necesitas para llegar a la puerta de embarque es muy diferente. La diferencia es que todos más o menos conocemos los aeropuertos, pero por norma general los invitados no saben cómo es el lugar de celebración de un evento. Si les citamos a una hora, ellos llegarán a esa hora a la puerta principal del recinto, somos nosotros como organizadores los que tenemos que tener en cuenta esos detalles.

Ya hemos dicho que no todos los invitados pueden ser citados a la misma hora, ¿en qué orden citamos? ¿qué criterio debemos seguir? Como siempre nos pasa en protocolo, debemos considerar cada caso como único y decidir el criterio a seguir según el evento concreto, pero podemos guiarnos por el siguiente orden:

1º - Invitados generales

2º - Integrantes de la presidencia

3º - Autoridades oficiales y/o invitados de honor.

No a todos los eventos asisten los mismos tipos de invitados, algunos tendrán más complejidad en este sentido que otros, pero vamos a ver un ejemplo en el caso de una entrega de premios a la que asisten: los finalistas, el jurado, los invitados generales y una autoridad que dará el premio a la categoría principal. En este caso citaríamos a los invitados en el siguiente orden de llegada:

1º - Invitados generales

2º - Finalistas

3º - Jurado*

4º - Autoridad

*Si el jurado no hubiera hecho la deliberación previamente, deberían ser citados con bastante antelación para la deliberación del jurado. Pero eso podemos considerarlo un acto en sí mismo.

Resumiendo: debemos tener en cuanta siempre qué tipos de invitados tenemos y el orden en que deben llegar.

Os invito a dejar vuestros comentarios y hacerme cualquier consulta sobre protocolo y organización de eventos. 

Alicia