¿QUÉ ES EL PROTOCOLO?

Lo primero que se suele venir a la mente cuando hablamos de protocolo son esas normas de cortesía que todos en mayor o menos medida aplicamos en nuestra vida. Quedarnos solo con eso sería un concepto muy pobre del protocolo, esas normas de comportamiento social son parte del protocolo pero, más allá de eso, el protocolo es una herramienta de comunicación muy poderosa de la que muchas veces no somos conscientes pero, tras leer este artículo estoy segura de que empezaréis a ver el protocolo de otra forma.

Más allá de las distinciones o subdivisiones que cualquier libro de texto nos puede dar, a mi me gusta hacer una distinción de 3 tipos de protocolo.

• Protocolo Oficial
• Protocolo Social
• Protocolo Empresarial

Hago esta división según el grado de libertad que tenemos a la hora de aplicar el protocolo. Antes de continuar me gustaría aclarar que el protocolo es una disciplina flexible (salvo en casos de protocolo oficial) y que queda en manos de la persona que lo aplica decidir la fórmula más adecuada para cada ocasión. Dicho esto, dependiendo de la situación en la que nos encontremos tendremos más o menos condicionantes. Veámoslo más en detalle y con algunos ejemplos para que sea más comprensible.

PROTOCOLO OFICIAL

Cuando hablamos de protocolo oficial, hablamos del protocolo a aplicar en eventos o actos públicos de carácter oficial. Está definido mediante Real Decreto y se centra en las precedencias de ordenación de autoridades, la ordenación de banderas y símbolos y los tratamientos.

Esto es, el Real Decreto 2099/1983 nos dice que en una acto al que acudan por ejemplo el Rey, el Presidente del Gobierno y la Alcaldesa de Madrid las posiciones a ocupar por cada uno ellos respectivamente serían: 1, 2 y 3, a pesar de que por ejemplo, fuera la alcaldesa de Madrid la anfitriona. Esta cedería su posición 1 que le corresponde como anfitriona al Rey y su posición 2 al presidente del gobierno.

Si por ejemplo, mañana invito al Rey al bautizo de mi sobrina, no estaría obligada a darle una posición preferente ya que sería un evento privado, aunque por deferencia y por protocolo social debería otorgársela igualmente pero, quedaría en manos del anfitrión decidir que posición le da en su evento.

Como veis, el protocolo oficial nos deja muy poco margen de maniobra. Tenemos un Real Decreto que nos dice como aplicar el protocolo. Los usos y costumbres arraigados juegan también su papel pero, no vamos a liar tanto la cosa por el momento.

PROTOCOLO SOCIAL

El protocolo es social es el más amplio y el que nos deja más flexibilidad a la hora de aplicarlo, por eso mismo también es el más complicado de aplicar ya que deja en nuestras manos decidir qué fórmula es la correcta, y esto, no siempre es sencillo.

El protocolo social es aquel que se aplica en actos o eventos privados.

Dentro del protocolo social incluiríamos todas esas normas de cortesía y de comportamiento en un acto social, la etiqueta, los tratamientos (no autoridades, si son autoridades sería protocolo oficial), la manera de vestir una mesa, etc. Esta es la parte más conocida del protocolo, todo esa parte de comportamiento social en la que por el momento no me quiero centrar, en este artículo me quiero centrar en destacar otros aspecto importantes de protocolo. El protocolo social también es la ordenación de invitados a un acto, las fórmulas de presentaciones, la entrega de regalos, los recibimientos...

Volvamos al ejemplo del bautizo de mi sobrina. Además de al Rey de España e invitado a la Reina de Inglaterra. El bautizo de mi sobrina es un evento privado, no tengo porqué seguir las precedencias oficiales pero obviamente tengo que encontrar la mejor manera protocolaria de recibirles y de ubicarles. ¿Recibo primero al Rey de España o a la Reina de Inglaterra? ¿Dónde les ubico? Las posiciones de honor obviamente deben ser para los padres de la niña, ¿les coloco a su lado o le doy esa posición a los abuelos? ¿Hasta que rango de parentesco voy a dar precedencia frente a ellos? Y haciéndonos preguntas de este estilo podríamos estar una hora, lo mejor (o peor) de todo esto es que no existe una única fórmula correcta. Nuestro trabajo es decidir cuál es la mejor fórmula en este caso en concreto acorde con los mensajes que queramos lanzar. Por ejemplo, imaginemos que mi familia es dueña de una gran empresa que acaba de firmar un contrato de exportación con el gobierno inglés. En ese caso, yo podría recibir primero a la Reina de Inglaterra como deferencia a ella y lanzar el mensaje subliminal de "¡qué contentos estamos todos en esta caso de haber firmado ese contrato con el gobierno inglés y qué honor es para nosotros que su majestad se haya dignado a venir al bautizo". ¿Veis? El protocolo lanza mensajes, es una poderosa arma de comunicación, debemos ser cuidadosos en como lo aplicamos.

PROTOCOLO EMPRESARIAL

Realmente el protocolo empresarial se enmarcaría dentro del protocolo social pero a mi me gusta darle un lugar a parte porque nos plantea casuística diferentes a los puros eventos privados. No es lo mismo como aplicamos el protocolo en nuestra boda a como lo aplicamos por ejemplo en la junta de accionistas de una empresa. No tenemos la misma flexibilidad de aplicación. Mientras que en nuestra boda podemos hacer literalmente lo que nos de la gana, no lo podemos hacer en un evento empresarial.

Alguna empresas tiene lo que se denomina "Manual de protocolo de la empresa", si lo tenemos perfecto ya que en este documento se reflejan las precedencias dentro de la compañía. los tratamientos, la utilización de los símbolos de la compañía, la presidencia en los actos y demás temas relativos al protocolo y la organización de eventos en la empresa. Este manual son unas directrices que siempre debemos adaptar al caso concreto. Por ejemplo, este manual seguramente nos indicara que en los actos organizados por la empresa, el Presidente de la compañía ocupará el puesto de honor, siempre el número 1 en la ordenación de la presidencia, la ubicación, etc. pero, si a un acto organizado por la empresa acude el Ministro de Cultura por ejemplo, el presidente puede optar por cederle su puesto preferente. No tiene por qué hacerlo ya que se trata de un evento privado pero, como ya hemos visto, debemos jugar siempre con la aplicación del protocolo y utilizar la fórmula que mejor se adapte a la situación concreta.

Dentro de esta flexibilidad, existen una serie de fórmulas aplicables que por norma general no nos podremos saltar. Siempre nos moveremos dentro de una jerarquía que suele ser la que marca las precedencias dentro de la compañía. El organigrama marcará esas precedencias tengamos manual de protocolo de empresa o no.

Espero con este artículo podáis haceros una idea de la importancia del protocolo y su aplicación, de cómo nos puede ayudar a comunicar, a lanzar mensajes.