CÓMO ELEGIR UN ESPACIO PARA UN EVENTO
El espacio en el que vamos a organizar nuestro evento es un punto fundamental y elegir el espacio adecuado puede darnos más de un quebradero de cabeza. Así que hoy os voy compartir 4 puntos que debemos tener en cuenta para elegir el espacio adecuado para acoger nuestro evento.
Antes de nada, voy a empezar con una pequeña introducción explicando los 3 tipos de espacios que nos podemos encontrar.
ESPACIOS FIJOS
Son aquellos espacios que ya cuentan con una decoración y estructura establecida y que admite pocos cambios o modificaciones y por lo tanto la personalización que podemos hacer de ellos es limitada.
ESPACIOS POLIVALENTES
Como su propio nombre indica son espacios en los que podemos acoger diferentes tipos de eventos adaptando y decorando al espacio a nuestras necesidades y gustos. Son espacios sin barreras ni mobiliario fijo que nos permite una completa adaptación del espacio.
ESPACIOS EFÍMEROS
Estos espacios son aquellos que no están pensando para organizar eventos, pero que en un momento dado pueden acoger uno. Dependiendo del espacio podremos adaptarlo más o menos nuestras necesidades. Por ejemplo, el vestíbulo de un gran edificio no es un espacio pensado para acoger eventos, pero en un momento dado podríamos prepararlo todo para organizar por ejemplo el evento de inauguración del mismo edificio.
Habiendo visto ya los tres tipos de espacios con los que nos podemos encontrar, veamos ahora qué debemos tener en cuenta a la hora de elegir un venue para nuestro evento.
1. Capacidad.
Lo primero de todo es asegurarnos que el espacio puede acoger al número de personas que tendremos en nuestro evento, teniendo en cuenta el/los montaje/s que tendremos. No entran las mismas personas de pie que sentadas en mesas redondas.
2. Adaptabilidad del espacio.
Si queremos un evento muy personalizado con una escenografía muy concreta, necesitaremos recurrir a espacios polivalentes. Si no, uno fijo puede ser perfecto.
No siempre nos interesa un espacio polivalente, cuando tenemos presupuesto ajustados nos puede convenir mucho más recurrir a un espacio fijo. ¿Por qué gastar un presupuesto que no tengo en alquilar sillas, tarimas, material audiovisual, etc. cuando puedo recurrir directamente a un auditorio en el que ya lo tengo todo?
3. Localización
Es importante que tengamos en cuenta aspectos como si es fácil aparcar, si hay parking, si está bien comunicado, si hay hoteles y servicios (bancos, restaurantes, etc.) cerca, etc. Dependiendo del tipo de evento unos puntos serán clave y otro indiferentes, pero debemos plantearnos todas estas cosas a la hora de elegir nuestro espacio.
4. Servicios/características del espacio.
En espacios pensados para acoger eventos esto suele estar bastante cubierto, deberemos tenerlo en cuenta sobre todo si nos decantamos por espacios efímeros. Estos son algunos de los puntos clave que debemos siempre chequear:
- Aseos. Debe haber aseos cercanos al lugar de celebración del evento.
- Office o un espacio para que el catering monte el office de trabajo.
- Muelle de carga. Puede que lo necesitemos o puede que no, pero debemos saber si el espacio dispone de uno.
- Tamaño de las puertas. ¿Os imagináis que tenéis todo preparado y que cuando vais a montar el escenario que os han preparado una de las piezas no entra por la puerta? ¿O las mesas?
- Ascensores. Si los necesitamos.
- Altura de los techos. Muy importante si queremos montar estructuras con truss o colgar focos o proyectores.
- Potencia eléctrica. Debemos asegurarnos que de la potencia eléctrica del espacio soportará todo nuestro equipo y si no, debemos instalar un generador.
- Espacios de trabajo para los equipos. Ya hemos tenido en cuenta el espacio de trabajo para el catering, pero otros equipos puede que también necesiten uno así que no nos olvidemos de ellos.
Elegir un espacio para un evento no siempre es una tarea sencilla, con estas 4 claves para elegir el espacio estoy segura de que al menos, elegiréis el adecuado.
Si lo necesitáis, podéis hacerme cualquier consulta sobre organización de eventos y protocolo.
Alicia