CÓMO HACER UNA LISTA DE INVITADOS
Cuando hablamos de "taquilla" hablamos de todo el proceso de la gestión de invitados. Desde crear la lista de invitados hasta el momento en que los mismo llegan a nuestro evento y se acreditan como tales.
Este es uno de los procesos más importantes en la organización de un evento. Una de las primeras preguntas que debemos hacernos cuando nos planteamos organizar cualquier tipo de evento es a quién está dirigido, es decir, a quién vamos a invitar. No es lo mismo que nuestro evento esté dirigido a adolescentes a que esté dirigido a CEOs de compañías nacionales. Los invitados van a condicionar toda la organización del evento.
Lo primero que debemos hacer es crear la lista de invitados, para hacer esto nos valemos de las bases de datos. En el mundo de los eventos empresariales, por norma general, sacaremos la lista de invitados de nuestros clientes o posibles clientes a los que queremos llegar.
A parte de seleccionar el target adecuado para el evento dentro de esa base de datos, un punto muy importante a la hora de crear esta lista es la capacidad del espacio en el que vamos a celebrar el evento. Aquí podemos hacer dos cosas, adaptar la lista de invitados al espacio o buscar el espacio una vez tengamos una lista de confirmados. En mi opinión, la segunda opción es muy arriesgada ya que corremos el riesgo de no encontrar un espacio adecuado y eso nos obligaría a cancelar el evento. Lo ideal es tener un espacio confirmado primero, y crear la lista de invitados de acuerdo a este.
Obviamente siempre buscaremos un espacio de acuerdo al número de personas que queramos invitar.
Otro punto a tener en cuenta es el porcentaje de confirmados. Es muy raro, por no decir imposible, que nos confirmen su asistencia al evento el 100% de los invitados. Lanzas una primera tanda de invitaciones y dependiendo del tipo de evento, de la fecha, del horario, del perfil de los invitados, etc. tendremos más confirmaciones o menos. Esto nunca lo podremos saber con seguridad, la experiencia me ha enseñado que la personas somos impredecibles y que un evento que piensas que va a tener una gran acogida, resulta no tenerla tanto y viceversa. Aquí el truco está en la doble lista de invitados.
Haremos una primera lista A con por ejemplo las 100 personas principales a las que invitaremos al evento y otra lista B con aquellos posibles invitados que no entran dentro del top 100. Primero enviaremos las invitaciones a los 100 primeros y una vez tengamos una idea de las confirmaciones, haremos una segunda ronda de invitaciones a las personas de la lista B.
Cuando ya tenemos la lista de invitados, llega la hora de enviar las invitaciones. Lo más cómodo y últimamente los más habitual, es enviarlas por mail. Este formato además nos da la ventaja de incluir un botón de confirmación de asistencia lo que automatiza mucho la posterior gestión de las confirmaciones. También podemos enviarlas por correo postal o si queremos darle un toque muy especial hacer una entrega en mano. Sea cual sea el medio elegido para enviar la invitación, no debemos olvidar nunca indicar donde pueden enviar la confirmación.
La gestión de las confirmacioneses otra parte del proceso de la taquilla. Deberemos llevar un registro de las personas que nos vayan confirmando su asistencia para llevar un control exhaustivo de los invitados. Aquí deberemos gestionar muy bien los tiempos, tendremos que enviar las invitaciones con tiempo suficiente para los asistentes puedan confirmar, debemos tener tiempo para enviar un reminder o una segunda tanda de invitaciones y que se puedan recibir las confirmaciones a tiempo, etc.
Ya tenemos nuestra lista de confirmados y llega el día del evento y la parte final del proceso de taquilla, es el momento del proceso de acreditación de los asistentes. Es un momento muy importante que debe estar muy bien organizado para que no se generen momentos de caos y colas innecesariamente largas y pesadas. Debemos asegurarnos de tener un mostrados de acreditación con personal suficiente para cubrir las necesidades acordes al número de personas que asistirán al evento. Si tenemos la suerte de contar con un gran presupuesto, hoy tenemos medios tecnológicos y aplicaciones muy útiles para esto. Si no tenemos esa suerte, nos tocará imprimir listados, dividirlos, organizar las colas por orden alfabético u otras técnicas que veremos más adelante. Lo importante en esta parte es que sea ágil y lo menos molesto posible para los invitados.