CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO. PARTE 1

Puede que por temas de trabajo o por temas personales en algún momento nos encontremos con que tenemos que organizar un evento. Siempre es mejor ponernos en manos de profesionales de la organización de eventos, pero si por el motivo que sea tenéis que organizarlo sin ayuda de un profesional, voy a preparar una mini guía sobre cómo organizar un evento.

Cuando nos pongamos a planificar un evento lo primero que tenemos que saber es qué tipo de evento vamos a organizar, sin eso no podemos empezar a organizar nada. ¿Es un evento social, un congreso, una conferencia, una boda, una entrega de premios, un evento de recaudación...?

Una vez tengamos esto (que suele ser lo primero que tenemos claro) ya podemos ponernos manos a la obra.

Lo segundo que tenemos que tener muy claro es nuestro presupuesto, esto puede parecer muy básico, pero es mucho más eficiente empezar a planificar un evento teniendo claro cuánto dinero nos podemos (o queremos) gastar en él.

Con estas dos partes sobre la mesa, vamos a por la tercera pata en la que sustentará nuestro evento: los asistentes. Son los protagonistas de los eventos, los eventos se hacen para los asistentes, aunque conmemoremos a alguien, aunque sea una boda, o una entrega de premios, o una presentación de producto... un evento se hace para los asistentes, sin ellos no tenemos eventos. Puede que seas tú la que te casas, pero la boda la organizas para tus invitados. Así que lo siguiente que hay que hacer es la lista de invitados. ¿A quién vas a invitar? ¿A cuántas personas? ¿Qué tipo de asistentes son?

Con estos tres datos, ya podemos ponernos mano a la obra.

DISEÑAR EL EVENTO

Con "diseñar el evento" me refiero a que pensemos cómo será el evento teniendo claro el tipo de evento, el presupuesto y qué asistentes vendrán. Estos tres puntos son muy importantes pues no es lo mismo una boda que una conferencia, no es lo mismo tener 10.000€ que 50.000€ y no es lo mismo diseñar un evento para adolescentes que para directivos.

En esta parte de diseño definiremos puntos como:

• Horario. ¿Queremos que sea un evento de día o de noche? ¿Durará unas pocas horas o todo el día?
• Escaleta. ¿De qué partes se compondrá el evento? ¿Habrá discursos? ¿Una comida? ¿Una subasta? ¿Alguna actividad? Por ejemplo, una boda se suele componer de tres partes: ceremonia, banquete y fiesta.
• Dónde. Hay que definir dónde será el evento, no solo en qué lugar si no también si queremos que sea al aire libre o en un espacio cerrado o combinar ambos, etc.
• Temática. ¿Girará el evento entorno a una temática concreta?
• Cómo queremos que sea el evento, es decir, cuando en nuestra mente pensamos en el evento, ¿cómo es? ¿Cómo está decorado el espacio? ¿Cómo están colocados los invitados? ¿Qué pasa en cada momento?

En definitiva y resumiendo, en esta parte tenemos que pensar en cómo queremos que sea el evento en todos los aspectos.

En el próximo artículo seguiré descentrando los pasos que tenemos que dar para organizar un evento sin morir en el intento.

Alicia