CÓMO ORGANIZAR UN EVETO. PARTE 3

Esta es la última entrada de la serie. El las entradas anteriores (parte 1 y parte 2) vimos como de diseño y organización logística, en esta vamos a ver los detalles finales que tenemos que tener en cuenta a cuando organizamos un evento. 

PRUEBAS

Dependiendo de la complejidad del evento, las gestiones con los proveedores nos llevarán mas o menos trabajo. Pero independientemente de lo complejo que sea nuestro evento, es muy importante hacer pruebas y/o ver todo aquello que vayamos a tener en un evento, ya sea lo mas sencillo como la vajilla o el mega escenario que nos hayan preparado. E incluso a los músicos o actores si los vamos a tener.

Os cuento un caso real para que veáis la importancia de esto. En un evento de navidad de empresa para los empleados lo preparamos y organizamos todo al milímetro, dos días antes del evento nos dicen que el Papá Noel que iba a venir se ha puesto enfermo y que nos envían a un sustituto. Quedaban dos día, estábamos a tope y me confié, no pedí ver al actor ni que me enviaran videos de otros trabajos que hubiera hecho. Cuando llegó el día del evento se presentó un Papá Noel sucio, con aspecto descuidado, con el pantalón roto y que en lugar de sentarse en el trono prácticamente se tumbó a pasar el día jugando con el móvil. Me quejé con la agencia, hablaron con él para que se comportara pero aún así el aspecto y la sensación que trasmitía no eran buenas. El comentario preferido de todos fue el desastre de Papá Noel.

PROTOCOLO DEL EVENTO

No en todos los eventos es necesario preparar un protocolo de asientos, pero si tenemos que hacerlo, es mejor hacerlo cuando ya hemos enviado las invitaciones y tenemos ya las confirmaciones de asistencia para evitarnos tener que rehacer el protocolo de asientos. También podríamos prepararlo en la parte de diseño del evento que vimos en la entrada anterior.

RETOQUE DE LOS ÚLTIMOS DETALLES

La fecha de nuestro evento se acerca y ya lo tenemos todos preparado. Tenemos el evento diseñado, las invitaciones enviadas y las confirmaciones recibidas, hemos contratado todos los proveedores que nos facilitaran los servicios y/o materiales necesarios para llevar a cabo nuestro evento, hemos hecho pruebas, tenemos el protocolo... solo nos queda retocar y comprobar los últimos detalles. No es raro que surjan cosas de última hora: retocar el número de asistentes finales, cambios de agenda de última hora, ponentes que se caen y hay que sustituir, previsiones de lluvia cuando parte de nuestro evento era en el exterior, obras en el parking en el que nuestros invitados iban a aparcar... pueden surgir muchas cosas que no teníamos previstas y a las que tendremos que buscar un plan casi en el último momento.

ESCALETA

¿Qué es la escalera de un evento? Es un documento que utilizaremos nosotros como organizadores para tener el evento controlado el día del evento y que podemos compartir con todo el mundo que esté implicado de alguna manera en la parte de producción para tener todos una visión global del mismo. Es decir, la compartiremos tanto con el equipo técnico que va a controlar los audiovisuales como con el equipo de catering, o con la banda de música. Este documento nos ayuda a saber en qué momento del evento estamos y qué tiene que pasar en cada momento.

Espero haberos dado con estos tres artículo las herramientas necesarias para poder llevar a cabo la organización de un pequeño y mediano evento si de pronto os enconaríais con que tenéis que organizar uno y nunca lo habéis hecho.

Es mejor ponerse siempre en manos de un profesional de la organización de eventos, aunque sea un evento pequeño. Hay diversos profesionales fuera de las grandes mega agencias de eventos que os podrán ayudar y os harán mucho más llevadera la tarea, pero soy consciente de que muchas veces no tenemos esa opción, bien porque nuestro jefe no quiere "gastarse un duro" en eso o porque nuestro presupuesto no nos lo permite o porque nos apetece lanzarnos a esta aventura, sea como sea espero que mi blog os ayude a tenerlo más claro y que os invito a que me hagáis todas las preguntas que tengáis sobre organización de eventos y protocolo.

Alicia