PARTES DE UN EVENTO

Cada evento es diferente y es importante planificar cada uno según las características del mismo y de los objetivos que se persigan con el evento en concreto pero, a pesar de ello y en rasgos generales podemos señalar una serie de partes comunes en casi todos.

A la hora de planificar un evento, sea del tipo que sea, es importante que tener en cuenta estas partes y poner en ellas la atención y el detalle que necesitan.

En realidad podríamos decir que cada evento está compuesto de otros micro eventos ya que estas partes podrían ser eventos o actos en si mimos.

1. El recibimiento

Todo evento comienza con la recepción de los invitados. Cuando los invitados llegan al lugar en el que se celebrará el evento, alguien debe recibirlos y acompañarlos al espacio en el que se celebrará el acto, darles ciertas indicaciones en caso de que sea necesario, etc.

Dependiendo del número y de la relevancia de los invitados el recibimiento deberá llevarlo a cabo el anfitrión u otra persona/s en las que se haya delegado esa responsabilidad. Para recibir a los invitados generales en eventos muy números es aconsejable contratar azafatas para este tipo de tareas, si hay algún invitado destacado como una autoridad oficial, un socio o cliente muy importante o alguien relevante a quién queramos darle esa diferenciación, el recibimiento deberá hacerlo el mismo anfitrión, esto es, la persona que invita al evento. Si son reuniones pequeñas, el anfitrión siempre debe recibir a sus invitados.

Debemos tener en cuenta a la hora a la que los invitados llegan y a la hora a la que el evento en sí empezará para poder evaluar si es recomendable servir algún tipo de refrigerio mientras el acto comienza.

Lo más importante a tener en cuenta en ese momento del evento es que los invitados se sientan atendidos, no hay nada peor que empezar un evento en el que los invitados se sienten perdidos y desatendidos.

2. La bienvenida

Una vez tenemos a todos nuestros los invitados reunidos en el lugar en el que se va a celebrar el evento, el anfitrión debe dar una bienvenida a los invitados y explicar los objetivos del evento. En los casos en los que no haya un anfitrión concreto, por ejemplo en un gran congreso, será el maestro de ceremonias el que se encargue de dar esta bienvenida a los invitados.

3. Ejecución del acto

Esto es el desarrollo del evento en sí, entrega de premios, presentación, reunión, coloquio, inauguración, etc. Esta parte ya depende del tipo de evento que estemos llevando a cabo y según sea su complejidad y planificación será mayor o menor.

Dependiendo del tipo de acto, tras la ejecución del acto que motiva el evento puede venir una parte de discursos. Pueden ser discursos institucionales o simplemente un pequeño discurso de despedida del anfitrión en el que agradece la asistencia y da paso al agasajo. Recomiendo siempre hacer el agradecimiento y la despedida antes del agasajo, sobre todo en eventos al que asisten un cierto número de personas, ya que una vez a comenzado el momento distendido del evento los invitados empiezan a dispersarse, la gente se va en intervalos de tiempo diferente, etc.

4. El agasajo

No nos engañemos, esta suele ser la parte más esperada de cualquier evento. Es el momento distendido en el que los invitados pueden charlar, hacer networking, picar algo...

A la hora de organizarlo debemos tener en cuenta el horario, el presupuesto , la duración y la intención. Puede ser un cóctel, un Vino Español, un banquete, un desayuno, etc.

Lo veremos en más artículos pero, el catering es una de las partes que más quebraderos de cabeza puede dar en un evento.

5. La despedida

Por norma general es bastante más distendida y relaja que la recepción de invitados pero, no podemos dejar de mimar esta última parte del evento. De la misma manera que en la recepción, el anfitrión acompañará y despedirá a los invitados más importantes. El resto de invitados tendrán un ritmo de salida diferente y se encaminarán a la salida por su cuenta. Es importante que encuentren a alguien que les indique si es necesario y les despida. Si se ha preparado la entrega de algún detalle del evento este es el momento de darlo. Por norma general se coloca a la salida y se entrega según los invitados van abandonando el espacio.

Todo esto es una aproximación muy general, en futuros artículos exploraré más a fondo todas estas partes y ampliaré información pero, es son las 5 partes imprescindibles a tener en cuenta si estamos organizando un evento.