RECIBIMIENTO DE INVITADOS A UN EVENTO
Ya hablamos un poco de los recibimientos en la entrada en la explicaba las parte de un evento, hoy me quiero centrar en este momento inicial.
Aquí, una vez más, debemos hacer distinción entre un acto de estado de carácter general y otro tipos de actos o eventos. ¿Por qué? Pues porque en un acto de estado de carácter general, la composición de la línea de saludo debe estar ordenada según las precedencias oficiales.
Estoy segura de que a todos se nos viene a la mente alguna imagen de un linea de saludo con todas las autoridades en fila apretando manos. No voy a entrar aquí, lo menciono porque es importante saberlo pero, me interesa mas tratar en esta ocasión eventos privados, en concreto eventos de empresa.
Lo primero que debemos saber es que todos los invitados deben ser recibidos por el anfitrión o un representante de este a su llegada al evento. Quién recibe a los invitados dependerá del nivel de los mismos. ¿Cómo decidimos y organizamos y esto? Pues vamos a verlo.
Antes de seguir quiero aclarar un punto: por representante del anfitrión entendemos una persona de la compañía. Dependiendo de la importancia y/o el número de invitados este podrá ser un alto directivo o una azafata que hayamos contratado para dar soporte en el evento.
RECIBIMIENTOS SEGÚN INVITADOS
- Autoridades oficiales (altos cargos)
En el caso en que una autoridad oficial de alto rango venga a un evento que hemos organizado o simplemente a una reunión o visita a nuestras instalaciones, esta debe ser recibida por el Presidente de la compañía. Tenemos dos formas de organizar este recibimiento:
a. Línea de saludo
Yo personalmente, y esto queda en manos de cada organizador, solo organizaría una línea de saludo para recibir a una autoridad en función de la repercusión del evento. Y me explico. Para nosotros, como organizadores del sector privado (empresas generalmente), el momento más importante de la línea de saludo es la foto. Si no voy a tener a 20 periodistas sacando fotos del Presidente del Gobierno (por ejemplo) dándole a mano al Presidente de mi compañía, una línea de saludo no me sirve para nada. Otra cosa es que el gabinete de protocolo de la autoridad en cuestión me imponga una línea de saludo, en ese caso, y si quiero que dicha autoridad venga a mi evento, no me queda más remedio que plantar bien ordenados en fila al presidente y a todos los altos cargos que deban recibir.
En el caso de que tengamos que preparar una línea de saludo la organizaremos según organigrama ( a no ser que el manual de protocolo de la empresa me diga otra cosa). Es importante seleccionar bien a las personas que incluimos en la línea de saludo, sobre todo en las macroempresas con organigramas gigantes.
b. Recibimiento a pie de calle.
Esta es la forma más común en la que recibir a una autoridad. En este caso el anfitrión recibe a la autoridad a su llegada al lugar del acto. Por norma general, llegan en coche hasta la entrada del edificio, el anfitrión espera ahí a que la autoridad baje del coche y recibe.
El anfitrión puede ir acompañado de otra persona, por ejemplo, imaginemos que hemos invitado a la ministra de trabajo a un acto, en este caso tendría sentido que recibieran a pie de calle el presidente y la directora de recursos humanos. A mi no me gusta que más de dos personas reciban a pie de calle, para eso organizamos una línea de saludo.
2. Invitados VIP
Dentro de invitados VIP englobamos: CEOs de compañías importantes, personalidades, clientes de primer nivel, etc.
A los invitados VIP los debe recibir el anfitrión, pero ojo, aquí el anfitrión no tiene por qué ser el presidente de la compañía. El anfitrión es la persona que invita al evento (a una autoridad oficial de alto rango por norma general siempre la invita el Presidente), es decir quién organiza el evento / acto / reunión. Puede estar organizado por marketing, por recursos humanos, por un área de negocio... Dependiendo de la complejidad de la compañía la lista puede ser más o menos larga.
¿Cómo recibimos a los invitados VIP?
a. Recibimiento a pie de calle.
Lo haremos así según la importancia del invitado o la deferencia especial que queramos darle. Aquí debemos saber manejar bien los egos. Si estamos organizando un evento al que van a acudir varios CEOs de compañías importantes debemos tener en cuenta que si recibimos a uno a pie de calle debemos recibirlos a todos. Nadie se va a molestar si recibes a una autoridad oficial a pie de calle, todo el mundo entiende que es el protocolo, pero ojo con hacer estas deferencias a nivel privado.
b. Recibimiento a la llegada al evento.
Dependiendo de como sea el lugar en el que celebramos el acto, el punto de recibimiento puede variar. Si or ejemplo es algo que estamos organizando en nuestras oficinas, recibiríamos en la recepción. No hace falta que el anfitrión esté plantado esperándole en la recepción, una vez que el invitado llega puede salir a recibirle y acompañarle al lugar en el que se celebra el acto. Esto habrá que valorarlo según casos concretos y los mensajes que queramos lanzar.
3. Invitados generales
Los invitados generales son todos aquellos que no son VIP y estos serán recibidos por norma general por un representante del anfitrión. ¿Cómo recibimos a los invitados generales?
a. Azafatas
Contrataremos azafatas para recibir cuando tengamos una lista de invitados grande. Estas harán la labor de recibir a los invitados y acompañarlos al lugar de celebración del acto.
b. Personal de la empresa.
Y cuando digo personal de la empresa no me refiero a cualquier persona de la plantilla que pase por allí. Podemos ser los propios organizadores del acto, una secretaria si es una reunión de su jefe, la propia recepcionista, una persona del equipo del proyecto, etc.
En el caso de invitados generales, más que la importancia del invitado yo me guiaría por el tipo de acto que estamos organizando para decidir quién debe recibir.
Si es una evento a partir de un número x de invitados, contrataremos azafatas. Si es un evento de no muchos invitados, alguien del equipo de organización. Si es una reunión será la secretaria del directivo en cuestión que organice o alguien de su equipo.
Como siempre digo, hay que analizar cada caso concreto, aquí puedo explicar algunas pautas generales pero el protocolo es una disciplina flexible que debe ser aplicado según cada caso concreto. Podéis dejar vuestros comentarios y hacerme cualquier pregunta que queráis de casos concretos y trataré de ayudaros a encontrar la mejor solución.