CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO. PARTE 2
Hoy os traigo la segunda parte de esta serie de 3 artículos sobre cómo organizar un evento. En el artículo anterior vimos los primeros pasos que debemos dar cuando tenemos la tarea de organizar cualquier tipo de evento. Estos estaban más centrados en el diseño y hoy, empezamos con detalles más puramente logísticos.
BUSCAR EL VENUE Y ELEGIR FECHA
Cuando ya tenemos claro cómo será nuestro evento, llega el momento de empezar con la logística. Lo primero es asegurarse el espacio.
He juntado la búsqueda de espacio con la elección de la fecha porque van de la mano y se condicionan mucho la una a la otra. En esta parte, según las circunstancias que rodeen al evento podemos hacerlo de una manera o de otra.
- Cerrar fecha y elegir un venue disponible que nos encaje en esa fecha.
- Cerrar el venue y poner la fecha del evento el día que hayamos conseguido la reserva.
Qué hagamos primero dependerá de las circunstancias especiales de nuestro evento, si el evento tiene que ser una fecha concreta por algún motivo, no nos queda más remedio que adaptarnos a ella. Si la fecha nos da igual, entonces podemos elegir primero el espacio ideal para el evento y luego fijar la fecha.
ENVÍO DE INVITACIONES
Con la fecha y el espacio cerrados, ya podemos enviar las invitaciones. Es importante que controlemos bien el tiempo de antelación con el que enviamos las invitaciones a un evento, no debemos enviarlas ni demasiado pronto ni demasiado tarde. Manejaremos esto dependiendo del tipo de evento y de los asistentes. Si por ejemplo organizamos un congreso internacional, debemos enviarlas con tiempo suficiente para que los invitados puedan conseguir vuelos, reservas de hotel, organizar su agenda, etc. Si es un evento local no nos conviene enviarlas con demasiada antelación pues corremos el riesgo de tener muchas confirmaciones que luego no serán reales, la gente confirma la asistencia, se le olvida y el día del evento no van porque resulta que se han comprometido con otra cosa o simplemente se les olvida. En mi opinión, esta es una de las partes más complicadas de manejar en la organización de un evento.
Debemos pensar también en el diseño de la invitación, es muy importante pues es la carta de presentación de nuestro evento y una invitación cuidada y bien diseñada puede ser clave a la hora de decidir si asistimos o no.
Aquí os dejo el enlace a un artículo sobre cómo hacer invitaciones.
BÚSQUEDA Y CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
Como ya tenemos nuestro evento diseñado, nos será fácil hacer un listado de todos los proveedores que necesitamos para poder llevarlo a cabo. Para hacer esta lista repasaremos ese diseño del evento que ya tenemos e iremos viendo punto por punto todo lo que necesitamos.
¿Cómo era nuestra escenografía? ¿Qué necesitamos para poder hacerla realidad? ¿Mobiliario, flores, que nos diseñen un escenario, plantas...? ¿Necesitaremos audiovisuales? ¿Cuáles? ¿Habrá una comida? Entonces necesitaremos catering. ¿Daremos algún regalo? ¿Necesitaremos staff de apoyo (azafatas)? ¿Habrá alguna actividad? ¿Necesitaremos una banda de música? Hay que ir desgranando el evento y haciendo una lista de materiales y servicios para poder ponernos manos a la obra a buscar proveedores.
Cuando contactemos con los proveedores y les pidamos presupuesto, es importante dar siempre una horquilla de lo que nos queremos gastar en esa partida. ¿Os acordáis del presupuesto que hemos hecho? Pues una vez que tengamos desgranadas las necesidades del evento es interesante hacer el ejercicio de ver cuánto nos queremos gastar en cada cosa. Esto nos ayudará además a ver si el evento que hemos diseñado es realista acorde al presupuesto que tenemos.
Hay hoteles y espacios de eventos que se encargan directamente de la contratación de proveedores, por un lado te quitas un trabajo de encima, pero por otro, pierdes el control de esa parte del evento. Yo prefiero encargarme personalmente de esa parte y elegir aquellos proveedores que más me gustan.
En el siguiente artículo veremos los pasos finales que debemos dar antes del día D.
Como siempre, podéis hacerme cualquier consulta sobre protocolo y eventos y os responderé encantada.
Alicia